Hoe stel je een RFI op?

1,5 minuut

 Een RFI is een officieel verzoek aan leveranciers om informatie te geven over hun organisatie. Hoe stel je een goede RFI op? Met de stappen van Idee101 stel je binnen no time een goede RFI op.

Stap 1 – Geef leveranciers de juiste context

Veelal is een RFI de eerste kennismaking. Om goed kennis te maken is er informatie nodig van beide partijen. Anders heb je kans je reactie krijgt op jouw RFI met een RFI. Vergeet dus niet om jouw bedrijf voor te stellen in de RFI. Dit kan ook op een leuke en originele wijze, denk bijvoorbeeld aan een video.

Stap 2 – Wensen en eisen inventariseren

Om een goede RFI op te stellen moeten jouw wensen en eisen inzichtelijk zijn. Belangrijke onderwerpen om te inventariseren zijn onder andere:

• Waar zitten de verbetermogelijkheden in jouw organisatie waar software een bijdrage aan kan leveren?
• Welke bedrijfsdoelstellingen wil je behalen door middel van software?
• Welk budget hebben jullie beschikbaar en op welke termijn moet de nieuwe software geïmplementeerd worden?

Daarnaast moet je de overweging maken of je wilt dat de software naadloos aansluit op de processen binnen jouw organisatie of zou je zelf ook bepaalde processen willen aanpassen, zodat software perfect aansluit?

Stap 3 – een heldere vraag bepalen

Software kan jouw bedrijf veel brengen. Software is complex en heeft ontzettend veel mogelijkheden. In stap twee heb jij de wensen en eisen binnen jouw organisatie geïnventariseerd. Vervolgens kun je met deze wensen en eisen een helder vraagstuk samenstellen. Zo kunnen de leveranciers gefocust aan de slag met het vraagstuk en kun jij de leveranciers beter vergelijken.

Stap 4 – Heb je oplossingen in gedachte?

Je hebt ongetwijfeld al nagedacht over oplossingen. Heb je voorkeuren of zijn er functionaliteiten die je sowieso nodig hebt? Neem dit mee in de RFI. Door jouw visie en harde eisen voor de software bij aanvang te delen zal de zoektocht naar de juiste leverancier eenvoudiger worden.

We wensen je veel succes met het opstellen van de RFI. Toch lastig om een goede RFI samen te stellen? Ga dan met ons in gesprek!