Hoe stap je over op digitale urenregistratie? “Hier. Dit is onze urenregistratie”, zegt Jan geïrriteerd als hij twee ouderwetse ordners uit de kast pakt. “En dit is mijn planning.” Hij klapt een enorme A3 op tafel. Ik glimlach, want dit heb ik al vaker gezien. Veel vaker. Niet alleen kost urenregistratie het Nederlandse bedrijfsleven enorm veel tijd en geld, ook is het voor iedere werknemer altijd bijzaak. Dit kan beter! En wel zo: Mogelijkheden Om frustraties te voorkomen zijn er diverse digitale mogelijkheden. Van systemen gekoppeld met GPS, kloksystemen, Excel, tot aan compleet geïntegreerde online oplossingen. Weet jij wat je nodig hebt? Wij helpen je kiezen, want wij willen jouw werk makkelijker en leuker maken. Vraag 1. Wat heb ik al? Om echt te besparen op urenregistratie, is het ideaal om een systeem te nemen dat gekoppeld kan worden aan je bestaande systemen. Vraag jezelf dus af: wat voor financieel pakket heb ik? Heeft ons systeem koppelingsmogelijkheden? Maak een inventarisatie van de huidige ICT-omgeving met de daarbij betrokken partijen. Dit helpt de bedrijven die je uitnodigt een goede en gerichte aanbieding te doen. Vraag 2. Wat heb ik ervoor over? Stel van tevoren vast wat je per jaar kwijt bent aan administratieve last en wat de eenmalige investering is die je wilt doen. Hou ook rekening met jaarlijkse onderhoudskosten die voor de meeste software bedrijven gelden. Vaak zijn er bij online systemen ook hostingkosten. Bij ons kun je het systeem ook op je eigen omgeving hosten. Vraag 3. Wat voor apparaten hebben we? Moet het mogelijk zijn om via de GPS van je graafmachine uren uit te lezen? Wil je dat jouw mensen vanaf de bouwplaats met hun tablet uren verantwoorden? Of moeten ze dat vanuit huis doen? Maak inzichtelijk wat je wilt bereiken en waartoe je mensen in staat zijn. Koppelingen voor bijvoorbeeld Volvo dynafleet met Care Track of Visionlink zijn vaak goed beschikbaar maar kosten toch even tijd om te realiseren. Dit heeft niet altijd meerwaarde. Vraag 4. Welke resources? Grofweg bestaat urenregistratie uit het vastleggen van mensen, materieel, materiaal en kilometers. Deze informatie koppel je aan een projectnummer, een datum, een tijd en een uursoort of uurcode. Heb je al deze informatie beschikbaar? Vraag 5. Maak je gebruik van planningen? Vaak maakt de koppeling met een (visuele) planning het invoeren van de uren nog makkelijker. Vooral omdat mensen hun uren dan met 1 druk op de knop kunnen verantwoorden. Ook dit is dus een belangrijke vraag die je in het selectieproces kunt stellen aan jezelf. Conclusie Wil je echt meters maken richting een soepele urenregistratie. Of wil je gaan besparen op je administratie en loonverwerking? Ga dan slim te werken en zoek een geïntegreerde oplossing waarbij bestaande resources worden uitgelezen, uurregels worden gemaakt en weer worden weggeschreven in jouw boekhoudpakket of ERP-systeem. Mocht je hier vragen over hebben, wij helpen je graag op weg in deze zoektocht. Bezoek onze nieuwe website en ontdek alle mogelijkheden van ons urenregistratiepakket: Urenregistratie101.nl Categorie: Idee101 | Gepubliceerd: 8 februari 2016
